Rundschreiben

Rundschreiben

Rundschreiben des Ministeriums für Familie, Frauen, Jugend, Integration und Verbraucherschutz vom 25. Januar 2018

Beteiligung der Gleichstellungsbeauftragten von der Anordnung einer amtsärztlichen Untersuchung

 

Rundschreiben des Ministeriums für Familie, Frauen, Jugend, Integration und Verbraucherschutz vom 20. November 2017

Genehmigungspflicht von Dienstreisen der Gleichstellungsbeauftragten

 

Rundschreiben des Ministeriums für Kultur, Jugend, Familie und Frauen vom 27. April 1998 (AZ: 942- 73216 – 7/ 98)

I. Einführung

Das Landesgleichstellungsgesetz vom 11. Juli 1995 (LGG) verpflichtet alle Dienststellen des Landes mit mindestens 30 Beschäftigten, Gleichstellungsbeauftragte zu bestellen. Dienststellen mit weniger als 30 Beschäftigten können Gleichstellungsbeauftragte bestellen, tun sie dies zulässigerweise nicht, ist für diese Dienststellen die Gleichstellungsbeauftragte der nächst höheren Dienststelle zuständig. Für die Zusammenarbeit der Dienststellen mit den Gleichstellungsbeauftragten gelten die folgenden Hinweise: Die Gleichstellungsbeauftragte gehört der Verwaltung an und ist i.d.R. direkt der Dienststellenleitung unterstellt.

II. Aufgaben der Gleichstellungsbeauftragten

1. Unterstützung der Dienststelle bei der Ausführung des LGG

Die Gleichstellungsbeauftragte wirkt auf die Umsetzung des LGG sowie andere Maßnahmen zur Gleichstellung von Frau und Mann hin (§ 18 Abs. 1 Satz 1 LGG), indem sie die Dienststelle berät und Anregungen gibt. Sie soll als unabhängige Stelle ihre Auffassung von der richtigen Umsetzung des LGG und der auf dieser Grundlage zu treffenden Maßnahmen und Entscheidungen entwickeln und der Dienststellenleitung zur Durchführung empfehlen. Gleichzeitig soll die Gleichstellungsbeauftragte aufgrund ihrer früheren Befassung an den geplanten oder in Vorbereitung befindlichen Maßnahmen und Entscheidungen der Dienststellenleitung diese von einer unrichtigen Anwendung des LGG abhalten. Dies gilt auch für die Maßnahmen, bei denen die Vereinbarkeit von Familie und Beruf eine Rolle spielt. Verantwortlich bleibt die Dienststellenleitung.

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2. Mitwirkung bei allen sozialen, organisatorischen und personellen Maßnahmen

Die Gleichstellungsbeauftragte wirkt mit an der Vorbereitung und Entscheidungsfindung von Maßnahmen der Verwaltung (§ 18 Abs.1 Satz 2 LGG). Die Gleichstellungsbeauftragte ist vor der Personal- und Schwerbehindertenvertretung zu beteiligen.

Der Begriff der Mitwirkung nach dem Landesgleichstellungsgesetz bedeutet eine Einbindung der Gleichstellungsbeauftragten in den Entscheidungsfindungsprozess der Dienststelle über eine Maßnahme. Die Entscheidungsfindung der Dienststelle soll durch die Vorstellungen der Gleichstellungsbeauftragten gefördert werden.

Die Mitwirkung der Gleichstellungsbeauftragten ist durch die Dienststellenleitung sicherzustellen. Die wesentlichen Verpflichtungen der Dienststellenleitung sind:

  • die Gleichstellungsbeauftragte rechtzeitig über eine beabsichtigte Maßnahme zu informieren (zum Umfang der Information unten III 1),
  • der Gleichstellungsbeauftragten die Möglichkeit einer Erörterung bzw. der Teilnahme an Erörterungen zu der beabsichtigten Maßnahme zu geben,
  • Gelegenheit zur schriftlichen Äußerung zu der beabsichtigten Maßnahme zu geben; die Gleichstellungsbeauftragte kann sich dann auf eine mündliche Äußerung beschränken,
  • Vorstellungen und Einwendungen der Gleichstellungsbeauftragten zu einer beabsichtigten Maßnahme zu prüfen und ggfls. zu berücksichtigen.

Die entgültige Entscheidung bleibt der Dienststellenleitung vorbehalten. Der Gleichstellungsbeauftragten ist im Unterschied zur Personalvertretung kein Mitbestimmungsrecht eingeräumt.
Soweit die Gleichstellungsbeauftragte nicht beteiligt, nicht rechtzeitig beteiligt oder nicht informiert wird, kann sie den Vollzug der Maßnahme für zwei Wochen aussetzen lassen; ihre Beteiligung ist in jedem Fall nachzuholen. In dringenden Fällen kann die Aussetzungsfrist auf eine Woche verkürzt werden, vor fristlosen Entlassungen und außerordentlichen Kündigungen beträgt die Frist drei Arbeitstage (§ 18 Abs. 7 LGG). Weitere Rechtsfolgen der Nichtbeteiligung oder Nichtinformation der Gleichstellungsbeauftragten sind umstritten. Insbesondere, ob die Gleichstellungsbeauftragte bei wiederholter bzw. erheblicher Verletzung ihrer Beteiligungs- und Informationsrechte den Klageweg beschreiten kann (ablehnend: Hessischer VGH, Beschluss vom 30.08.1996, PersR 1997, S. 411, zustimmend: VG Berlin, Urteil vom 18.09.1995, PersR 1996 S. 407; BVerwG, Beschluss vom 20.03.1996, PersR 1996 S. 319 [obiter dictum], v. Roetteken, HGIG, § 18 Rn. 18ff.). Eine Entscheidung, an der die Gleichstellungsbeauftragte nicht mitgewirkt hat, obwohl sie zu beteiligen gewesen wäre, ist wirksam. Die unterbliebene Mitwirkung der Gleichstellungsbeauftragten stellt aber u.U. einen Verfahrensfehler dar, der von den Beteiligten geltend gemacht werden kann. Eine Heilung des Verfahrensfehlers ist möglich (§ 18 Abs. 7 Satz 1 LGG).

Die Mitwirkung der Gleichstellungsbeauftragten erfolgt insbesondere bei:

a) Personalangelegenheiten wie

  • Grundsatzangelegenheiten des Personalwesens und des Personaleinsatzes (z.B. Beurteilungsrichtlinien, Personalentwicklungskonzepte, Anmeldung des Personalkräftebedarfs),
  • Art und Weise interner und externer Stellenausschreibungen,
  • Einstellungen und Umsetzungen,
  • Abordnungen und Übernahmen, Versetzungen, Zuweisungen,
  • Auswahl und Verfahren bei Beförderungen, Höher- und Rückgruppierungen, Zuordnung zu anderen Fallgruppen und Übertragung anderer Tätigkeiten, insbesondere auch in Vorgesetztenfunktionen,
  • Konzeption von Fortbildungsveranstaltungen, Anmeldung von Fortbildungsbedarf,
  • Auswahl von Teilnehmerinnen und Teilnehmern an Fortbildungsveranstaltungen,
  • Entscheidungen über Anträge von Beschäftigten auf Änderung der Arbeitszeit (Umfang und Lage),
  • Auswahl zu Aufstiegsverfahren,
  • Vorzeitiges Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis und Kündigungen durch die Verwaltung (u.a. auch in der Probezeit), Disziplinarangelegenheiten und Abmahnungen,
  • Festlegung von Kriterien des Beurteilungsverfahrens.

Soweit bei Personalauswahlentscheidungen nur männliche oder weibliche Bewerber zur Auswahl stehen, entfällt die Berechtigung der Gleichstellungsbeauftragten zur Teilnahme an Bewerbungsgesprächen, der Vorlage der Bewerbungsunterlagen sowie der Ansicht in Personalakten (§ 18 Abs. 3 Satz 5 LGG). Die Verwaltung informiert die Gleichstellungsbeauftragte darüber, dass ihre weitere Beteiligung aus diesem Grund entfällt.

b) organisatorische Angelegenheiten wie

  • Umstrukturierungen, Privatisierungen, Organisationsänderung (einschließlich Geschäftsverteilungs- und Organisationsplänen),
  • Veränderungen und Gestaltung von Arbeitsplätzen und Arbeitsbedingungen (z.B. Ausstattung mit elektronischer Datenverarbeitung, Verteilung der Räume),
  • Urlaubs-, Einsatz- und Dienstpläne.

c) soziale Angelegenheiten
(z.B. das Angebot von Kinderbetreuungsmöglichkeiten, Kriterien, nach denen Landesbedienstetenwohnungen zur Verfügung gestellt werden).

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3. Beteiligung an der Erstellung des Frauenförderplanes

Die Gleichstellungsbeauftragte ist frühzeitig an der Aufstellung des Frauenförderplanes zu beteiligen, den die Dienststelle alle sechs Jahre vorlegen und im Abstand von zwei Jahren überprüfen muss. Die nachgeordneten Dienststellen und deren Gleichstellungsbeauftragte sind an der Erstellung eines dienststellenübergreifenden Frauenförderplanes ebenfalls frühzeitig zu beteiligen, d.h., die Beteiligung beginnt im Planungsstadium.

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4. Gremienbesatzung

An Benennungen und Entsendungen von Personen der Dienststelle in Gremien wird die Gleichstellungsbeauftragte zur Unterstützung der Dienststelle im Hinblick auf die Umsetzung von § 14 Abs. 1 LGG beteiligt.

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5. Einrichtung von Sprechstunden und Durchführung von Versammlungen

Die Gleichstellungsbeauftragte kann im Benehmen mit der Dienststellenleitung Sprechstunden und einmal jährlich eine Versammlung der weiblichen Beschäftigten durchführen.

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6. Sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz

Die Gleichstellungsbeauftragte nimmt Beschwerden über sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz (vgl. zum Begriff: § 2 Abs. 2 Beschäftigtenschutzgesetz) entgegen, sie berät die Betroffenen und leitet Mitteilungen über sexuelle Belästigungen mit Einverständnis der Betroffenen der Dienststellenleitung zu. Sie initiiert Maßnahmen zum Schutz der Beschäftigten vor sexueller Belästigung am Arbeitsplatz.

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III. Rechte der Gleichstellungsbeauftragten

1. Auskunfts- und Vorlagerechte

Die Verwaltung hat von sich aus der Gleichstellungsbeauftragten die zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen Auskünfte zu erteilen und Unterlagen vorzulegen (Informationspflicht der Dienststellenleitung). Erforderlich sind diejenigen Auskünfte und Unterlagen, die auch die Dienststellenleitung bei ihrer Entscheidungsfindung zugrunde legt. Personalakten darf die Gleichstellungsbeauftragte nur mit Zustimmung der Betroffenen einsehen.
Die Gleichstellungsbeauftragte ist rechtzeitig über beabsichtigte Maßnahmen zu informieren (§ 18 Abs. 7 LGG). Die Unterrichtung hat danach so frühzeitig zu erfolgen, dass eine Einflussnahme auf die Vorbereitung der Maßnahme möglich ist. Dies folgt aus der unter II.2. genannten Aufgabe der Gleichstellungsbeauftragten, den Entscheidungsfindungsprozess der Dienststelle zu fördern.
Die für die Erfüllung der Aufgaben der Gleichstellungsbeauftragten notwendigen Unterlagen und Informationen sind beispielsweise:

  • aktualisierte Personallisten (nach den Merkmalen Dienstalter, Hauszugehörigkeit, Altersstruktur, Organisationszugehörigkeit, Teilzeit, Abordnung, Ergebnis der Beurteilung u.a.) anlässlich einer Beteiligung
  • Dateien des Personalinformationssystems und deren Abfragen (Umfang konkret festlegen) anlässlich einer Beteiligung
  • Beförderungsplanung (z.B. Beförderungslisten)
  • Listen der Bewerbungen (extern und intern)
  • Bewerbungsunterlagen derjenigen Bewerberinnen und Bewerber, die in die engere Auswahl einbezogen sind
  • Besetzungsberichte einschließlich Stellungnahme zu Besetzungsvorgängen sowie sonstige Unterlagen, die sich auf die zu treffende Personalentscheidung beziehen wie Aspekte der Qualifikationsbeurteilung und heranzuziehende Auswahlkriterien
  • Personalakten, soweit die Beschäftigten der Vorlage an die Gleichstellungsbeauftragte zugestimmt haben
  • Hausinterne Statistiken (im Einzelnen festzulegen)
  • Planungsunterlagen (Personalplanung, Personalentwicklungsplanung, Fortbildungsplanung u.a.)
  • Sachakten (soweit diese personenbezogene Daten enthalten nur anlässlich einer Beteiligung),
  • Notwendige personenbezogene Auskünfte (z.B. Ergebnis einer Beurteilung, schwerwiegende persönliche Gründe i.S.v. § 9 LGG).

In persönlichen Angelegenheiten der Beschäftigten unterliegen die Gleichstellungsbeauftragte und ihre Stellvertreterin einer Verschwiegenheitspflicht (§ 17 Abs. 6 LGG). Personenbezogene Unterlagen sind vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen, dürfen nicht gesammelt, gespeichert oder fortlaufend aktenmäßig ausgewertet werden und sind nach Abschluss der Beteiligung zurückzugeben (§ 18 Abs. 8 LGG).

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2. Teilnahme an Bewerbungsgesprächen

Die Gleichstellungsbeauftragte hat das Recht, an Bewerbungsgesprächen teilzunehmen, wenn weibliche und männliche Bewerber (alt: wenn Bewerberinnen und Bewerber) zur Auswahl stehen, die Entscheidung über die Teilnahme an dem konkreten Gespräch steht in ihrem Ermessen (§ 18 Abs. 3 Satz 3 LGG).

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3. Abgabe von Stellungnahmen

Die Gleichstellungsbeauftragte kann einer Stellungnahme der Dienststelle an eine andere Dienststelle eine eigene Stellungnahme beifügen.

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4. Weisungsfreiheit

Die Gleichstellungsbeauftragte ist in der Ausübung ihrer Tätigkeit frei von fachlichen Weisungen.

5. Beanstandungsrecht

Die Gleichstellungsbeauftragte hat das Recht, Maßnahmen, die sie für unvereinbar mit dem Landesgleichstellungsgesetz, dem Frauenförderplan oder anderen Vorschriften über die Gleichstellung von Frau und Mann hält, binnen einer Woche nach ihrer Unterrichtung zu beanstanden. Bis zur Entscheidung der Dienststelle über die Beanstandung ist der Vollzug der Maßnahme auszusetzen.
Die Gleichstellungsbeauftragte kann ihre Beanstandungen in den Bericht, den die Dienststelle als Grundlage des Berichtes der Landesregierung an die oberste Landesbehörde übermittelt, aufnehmen lassen.

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6. Schutz der Gleichstellungsbeauftragten

Die Gleichstellungsbeauftragte und ihre Stellvertreterin dürfen wegen ihrer Tätigkeit nicht benachteiligt werden, dies gilt auch für ihre berufliche Entwicklung. Die Gleichstellungsbeauftragte ist in gleicher Weise vor Kündigung, Versetzung und Abordnung geschützt wie ein Mitglied der Personalvertretung.
Der Schutz vor Kündigung, Versetzung und Abordnung erfasst nach seinem Sinn und Zweck, die unabhängige und kontinuierliche Amtsführung sicherzustellen, auch die Stellvertreterin der Gleichstellungsbeauftragten, wenn und solange sie die Gleichstellungsbeauftragte vertritt.

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7. Freistellung

 Die Gleichstellungsbeauftragte soll in den Dienststellen, in denen Frauenförderpläne aufgestellt werden, insoweit freigestellt werden, wie es zur ordnungsgemäßen Durchführung der oben beschriebenen Aufgaben erforderlich ist.

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8. Ausstattung

Die Gleichstellungsbeauftragte ist mit den zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendigen Mitteln auszustatten.

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IV. Zuständigkeit

Das Landesgleichstellungsgesetz enthält keine ausdrücklichen Zuständigkeitsregelungen für Gleichstellungsbeauftragte im mehrstufigen Verwaltungsaufbau. Die Zuständigkeit der Gleichstellungsbeauftragten folgt dem Umfang der Zuständigkeit der Dienststelle, an der sie bestellt ist. Soweit eine Dienststelle in einer Beteiligungsangelegenheit tätig wird, ist die Gleichstellungsbeauftragte dieser Dienststelle im Umfang der Befugnisse der Dienststelle zu beteiligen. Nimmt z.B. eine nachgeordnete Dienststelle gegenüber einer übergeordneten Dienststelle Stellung zu einem Personalvorgang, so ist der Gleichstellungsbeauftragten der nachgeordneten Dienststelle Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben (§ 18 Abs. 3 Satz 4 LGG).
Bei dienstübergreifenden Maßnahmen existieren die Beteiligungsrechte der Gleichstellungsbeauftragten nebeneinander, sofern die beabsichtigten Maßnahmen Auswirkungen auf Personalstellen in ihrem Zuständigkeitsbereich haben können. D.h., die Gleichstellungsbeauftragte einer übergeordneten Dienststelle ist auch bei allen unter II. genannten Angelegenheiten einer nachgeordneten Dienststelle zu beteiligen, soweit diese in der Dienststelle entschieden werden. Das gilt ebenso, wenn die nachgeordnete Dienststelle zulässigerweise keine Gleichstellungsbeauftragte bestellt hat.

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V. Verhältnis Gleichstellungsbeauftragte und Personalrat / Beteiligung an der Zusammenarbeit der Dienststelle mit dem Personalrat

Als Teil der Verwaltung ist die bestellte Gleichstellungsbeauftragte vor der Personal- und Schwerbehindertenvertretung zu beteiligen und damit deutlich von der gewählten Personalvertretung abgegrenzt. Die Mitwirkung der Gleichstellungsbeauftragten geht der Mitbestimmung, Mitwirkung oder sonstigen Beteiligung der Personalvertretung voraus, da die interne Willensbildung der Dienststellenleitung nur dann korrekt erfolgt ist, wenn die Gleichstellungsbeauftragte zuvor ordnungsgemäß beteiligt ist.
Im Einzelnen gilt für das Verhältnis Gleichstellungsbeauftragte / Personalrat folgendes:

  • Der Personalrat kann die Gleichstellungsbeauftragte gemäß § 34 Satz 1 LPersVG zu seinen Sitzungen oder zu Sitzungen seiner Ausschlüsse einladen.
  • Nach § 34 Satz 2 LPersVG kann die Gleichstellungsbeauftragte Anregungen zur Behandlung von Angelegenheiten geben, die besonders die Gleichstellung von Frau und Mann betreffen.
  • Die Gleichstellungsbeauftragte kann gemäß § 29 Abs. 3 LPersVG mit dem Antrag auf Beratung eines bestimmten Gegenstandes das Verlangen zur Anberaumung einer Sitzung des Personalrates verbinden. Die Gleichstellungsbeauftragte besitzt nach § 29 Abs. 3 LPersVG i.V.m. § 34 Satz 2 LPersVG ein Antragsrecht zur Aufnahme eines Beratungsgegenstandes auf die Tagesordnung einer turnusmäßigen Sitzung des Personalrates in dringenden Angelegenheiten, die die Gleichstellung von Frau und Mann betreffen.
  • Der Informationsanspruch des Personalrates nach § 69 Abs. 2 LPersVG umfasst die Kenntnis der Stellungnahme der Gleichstellungsbeauftragten.
  • Für die Stufenvertretungen sind die Gleichstellungsbeautragten der Dienststelle, bei der Stufenvertretung gebildet ist (§ 52 LPersVG) Ansprechpartnerinnen.
  • Die Dienststelle unterrichtet die Gleichstellungsbeauftragte über Initiativen des Personalrates in Fragen der Frauenförderung und der Vereinbarkeit von Familie und Beruf, und kann sie im Einvernehmen mit dem Personalrat an Gesprächen mit dem Personalrat zu beteiligen.

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